Säkra kommunikationsflödet i varje led

Har ni ett ledningssystem? Ett verktyg som samlar information, ger en tydlig överblick och stödjer välgrundade beslut? Syftet är att utveckla verksamheten och att skapa bättre förutsättningar för att nå uppsatta mål.

I dag är det en självklarhet för många organisationer att arbeta strukturerat med sina processer. Genom att förstå hur olika delar av verksamheten hänger ihop blir det lättare att nå resultat, använda resurser effektivt och minska risken för misstag. Kort sagt: att kvalitetssäkra verksamheten.

Kvalitetssäkra även kommunikationen
Men arbetar ni på samma sätt med kommunikationen? Ofta betraktas kommunikation som en stödfunktion till de processer som driver verksamheten framåt. Men samtidigt är det en egen process som behöver hanteras lika systematiskt som andra viktiga arbetsflöden.

Att kommunicera ett budskap består av många steg som hänger ihop som länkar i en kedja. Varje del är viktig och beroende av de andra. Precis som andra verksamhetsprocesser behöver även kommunikationsprocessen kvalitetssäkras.

Hur kvalitetssäkrar man kommunikationen?
Det handlar först om att se vilka steg som ingår i kommunikationsprocessen. Och hur de hänger ihop. 

Varje steg är en länk i processen, som i en kedja. Och kedjan är inte starkare än sin svagaste länk. Därför ska varje steg definieras och hur de lämnar uppgifter vidare till nästa steg. Till sist är alla steg synliggjorda och därmed också kommunikationsflödet. Därefter dokumenteras de och rutiner skapas.

Därför behöver kommunikationen säkras
Varför ska man kvalitetssäkra kommunikationen? Av samma skäl som man kvalitetssäkrar andra processer i verksamheten. Det handlar om att minska risken för fel, skapa bättre resultat och identifiera förbättringsmöjligheter. 

Men det finns ytterligare en viktig anledning. Kommunikationen får inte vara beroende av enskilda personer. När någon går på semester, blir sjuk eller lämnar företaget måste arbetet kunna fortsätta utan avbrott. Om kunskap, ansvar och arbetssätt inte är dokumenterade riskerar kvaliteten att sjunka och viktiga delar av kommunikationsflödet att falla mellan stolarna.

När kommunikationen kvalitetssäkras blir arbetssätten tydligare och enhetligare, kunskapen stannar kvar i organisationen och kommunikationen fungerar även när personer byts ut. Då skapas trygghet, kontinuitet och bättre förutsättningar för att nå verksamhetens mål.