Internt samarbete gav bättre kontinuitet

IT-företaget StruSoft utvecklar programvara för bygg- och konstruktionsbranschen och är bland annat känt för FEM-Design. Företaget verkar internationellt med medarbetare, kunder och intressenter på flera marknader.

Den höga utvecklingstakten skapade ett behov av bättre intern samordning och ett mer strukturerat arbetssätt för kommunikation. Kunskap och idéer fanns i organisationen, men det saknades ett tydligt kommunikationsflöde för att fånga upp, prioritera och omsätta dem i aktiviteter.

Målet var att skapa kontinuitet, förbättra samarbetet mellan olika funktioner och att säkerställa att viktig information nådde rätt målgrupper.

– Vi anlitade ComWise som har både idéer och erfarenhet, säger Mikael van de Leur på StruSoft. Vi upprättade en arbetsgrupp som ComWise leder och det har varit väldigt pushande och givande.

Från extern hjälp till egen kommunikationsförmåga
En viktig del av uppdraget var att göra StruSoft självgående. När de nya rutinerna och processerna var etablerade kunde organisationen ta över arbetet internt. Vi dokumenterade arbetssättet, överlämnade mallar och rutiner samt fortsatte att fungera som rådgivare vid behov.

Detta ligger i linje med vår syn på kommunikation: den bästa lösningen är när kunden själv har kompetens, struktur och arbetssätt för att planera och genomföra kommunikationen.

Tvärfunktionellt redaktionsråd och tydliga arbetsprocesser
Vi på ComWise hjälpte StruSoft att etablera ett nytt arbetssätt som påminde om lean för kommunikationsplanering och samordning. Ett första steg var att skapa en intern arbetsgrupp
med deltagare från flera verksamhetsområden, bland annat försäljning, teknik, support och produktutveckling.

Deltagarna kom från olika europeiska kontor och bidrog med olika perspektiv på verksamhetens kommunikationsbehov. Genom kontinuerliga feedbackprocesser och återkopplingar skapades en gemensam process för att:

Under uppstartsfasen ansvarade vi för metodik, ledning och processutveckling för att säkerställa att arbetet fick rätt struktur. Vi hjälpte StruSoft att identifiera kommunikationsmöjligheterna, att prioritera aktiviteter, samordna budskap, dela kunskap mellan avdelningar och planera framtida kommunikationsinsatser.

Bättre samarbete och kontinuitet i kommunikationen
Det nya arbetssättet gjorde det enklare för StruSoft att samordna kommunikationen mellan olika funktioner och marknader. Kommunikationsarbetet blev mindre personberoende och mer systematiskt. Organisationen fick samtidigt bättre förutsättningar att dra nytta av den kunskap som redan fanns internt.

– Vi kan fokusera på våra egna uppgifter och ComWise leder oss i redaktionsrådet till bra resultat och framför allt en kontinuitet som tidigare saknades.

Medarbetarna upplevde arbetssättet som positivt och verksamheten fick ett mer långsiktigt och hållbart kommunikationsflöde. 

Effekt för verksamheten
Genom ökat internt samarbete och tydligare processer har StruSoft fått bättre förutsättningar att: