cwlogga_m

Struktur och rutin - tryggheten i kriskommunikationen

ComWise Magasin       31 mars 2020

Strategi

Saknar du kriskommunikationsplan? Vi ger dig tips om hur själva proceduren kan vara ett stöd när du behöver kommunicera i krissituationer.

Coronaviruset har inneburit en tvärnit för många verksamheter och alla delar vi känslan av att leva livet i ett väntrum sedan några veckor tillbaka. Många väntar med att agera tills man ser en ljusning. Men kommunikationen kan inte vänta. Vad gör man om man inte uppdaterat kommunikationsplattformen eller inte har någon kriskommunikation?
 
Vad nästa kris kommer att bestå i vet vi sällan, vi vet bara att det kommer att behövas olika sätt att arbeta på för att inte något område ska bli bortglömt eller att ansvaret för de olika områdena ska falla mellan stolarna. Då är det bra att skapa trygghet genom en struktur för kommunikation som kan tas fram i olika krissituationer. I de här råden tänker vi i första hand på ett läge liknande coronaepidemin, en akut påverkan utifrån, och bara delvis på situationer som handlar om en förtroendekris.
 

  • Bilda en grupp som ska leda kommunikationen som åtminstone delvis består av personer som inte samtidigt ska leda ordinarie verksamhet. Den ordinarie verksamheten måste fungera även om det är kris och då blir det tungt med dubbla uppgifter.
  • Skaffa en översyn över läget och detaljinformation om vad som har hänt, och bestäm vilka tillförlitliga fakta som är viktiga för er att agera utifrån
  • Kom överens om vem eller vilka som ska bevaka händelseutvecklingen kontinuerligt
  • Gör listor som alla i gruppen får tillgång till, dels över viktiga kontaktpersoner och informationskällor, dels över vad ni behöver kommunicera till vilka målgrupper, internt och externt. Tänk också tvärtom för att inte missa något: vad hade jag själv velat veta som ex. anställd, kund, leverantör eller som ekonomisk intressent i företaget? Och hur ofta hade jag velat blir uppdaterad?
  • Bestäm vem som ska göra vad och hur ni i gruppen ska informera varandra fortlöpande
  • Prioritera ordningen – se till att berörda personer alltid får förstahandsinformation, anställda får exempelvis inte få reda på att de är varslade från någon annan källa först.   
  • Kommunicera kontinuerligt och ge klara besked om vad nästa steg är. Vet man inte ännu vad nästa steg är, ge besked om när ny information kommer.
  • Använd de kanaler ni byggt upp och som alla är vana vid, men ge extra tydlig inramning för att signalera att ni uppdaterar på samma plats hela tiden, exempelvis samma plats på hemsidan. Det ger en trygghet som förmedlar att här publiceras ny information så fort det finns.

 
Planen - krisplanen, kommunikationsplattformen och kriskommunikationen - är ryggraden. Det ger en struktur, procedurer och rutiner, att luta sig emot för att inte tappa tid som väl behövs till annat i krisen. Genom att ha en plan är det också lättare att undvika en dubbel kris, att mitt i krisen kritiseras för hur kommunikationen skötts.

Ja, jag vill gärna få hjälp med kriskommunikationsplan eller råd om att kommunicera i kris!
Skicka ett mejl till Carina eller Love eller fyll i nedan!

Prenumerera på ComWise Magasin!
En gång i månaden får du ny kunskap, tips och analyser om den snabba förändingen inom kommunikation och marknadsföring.