Rutiner gör kommunikationen effektivare

Vi ser kommunikationen som en kedja. Varje beslut, uppgift eller aktivitet i arbetet är länkar som tillsammans bygger en kommunikationskedja där varje länk är lika viktig. Om en länk har brister så kommer inte kommunikationen att fungera.
För en kedja är inte starkare än sin svagaste länk.

Här är ett praktikfall
Ett företag beslutar sig för att skicka en pressrelease om en intressant nyhet som man vill uppmärksamma media på.
Man beslutar vad nyheten ska innehålla och vem som är kontaktperson. Därefter formulerar och skriver man nyheten,
lägger till logga och bifogar bild.

Efter att ha listat tidningar och mediakanaler, riks- lokal- och fackpress samt print och digitalt, sammanställs allt och
man tar en intern runda för att få in synpunkter. Efter korrigeringar skickas pressreleasen ut och under de
efterföljande dagarna följer man upp utfallet. Här fungerar länkarna i kommunikationskedjan fint.

Varför fungerade det så bra? För att man säkrat med rutiner

För att företaget hade strukturerat arbetsflödet med pressreleasen med en genomtänkt rutin. Den baserade man
på erfarenheter från tidigare media aktiviteter. Det har man dokumenterat i en rutin som besvarar många frågor
som vad som ska göras när, vem som ska göra det och vilka medier som ska tas med.

Då kvalitetssäkrar man arbetsgången och ansvaret där inget kan hamna mellan stolarna. Eftersom man vet vad
som ska göras behöver ingen fråga hur de brukade göra. All information finns i rutinen och risken att problem
uppstår i kommunikationskedjan blir minimal.

Kvalitetssäkring kapar tid
Det är därför som rutinerna är en fantastisk hjälp för att strukturera hur kommunikationen ska gå till. 
För att det kaparledtid och i det här fallet, nyheten blir inte gammal utan är färsk när den hamnar på
redaktionens bord. Medarbetarna lägger mindre tid och kan gå vidare med andra uppgifter i arbetsvardagen.