VÅRA TJÄNSTER: RUTINER
Rutiner som kvalitetssäkrar er kommunikation
Mycket tid går förlorad när kommunikationen inte har
egna rutiner. Det leder ofta till dubbelarbete, missförstånd eller att aktiviteter inte kan genomföras och att budskap inte når fram. Och att tid slösas.
Vi hjälper er att kvalitetssäkra kommunikationen precis som rutiner styr andra delar av er dagliga verksamhet. Tillsammans utvecklar vi användbara rutiner som är praktiska och utformade efter hur ni jobbar och efter er dagliga puls.
När fler vet vad som ska göras, hur det ska göras och
varför, blir kommunikationen både effektivare och
mer hållbar.
Rutiner förenklar och minimerar risker, även när det handlar om kommunikation. Ordning och reda frigör energi och initiativ. Precis som i andra delar av er verksamhet.
Med vår hjälp vinner ni
- Rutiner bidrar till att standardisera kommunikationen
- Underlättar att arbetsgången blir enhetlig och sparar tid
- Medarbetare behöver inte jaga hur de ska göra, det är dokumenterat
- Antalet onödiga avstämningar minskar
- Stressen minskar i pressade situationer
- Förenklar att budskap kan förmedlas på ett säkert sätt
- Lättare att hantera återkommande kommunikationsuppgifter
- Kommunikationen blir kvalitetssäkrad
Fem steg som kvalitetssäkrar er kommunikation
Steg 1. Nuläget
Först går vi genom arbetsflöden, eventuella flaskhalsar och vilka rutiner ni har i dagsläget. En orientering för att kartlägga vilka rutiner ni kan behöva och hur de kan fungera med era lednings-
eller kvalitetssystem.
Steg 2. Analys av interna kommunikationsflöden
Tillsammans granskar vi ert arbete med kommunikationen
utifrån era interna arbetsflöden, beslutsvägar och samarbete mellan funktioner. Då syns flaskhalsar, dubbelarbete och andra hinder som kan försvåra kommunikationen.
Steg 3. Utveckla rutiner och riktlinjer
Från analysen tar vi fram praktiska rutiner som fungerar
i vardagen efter era kommunikationsflöden. Målet är att
skapa tydlighet utan att skapa onödig administration.
Vi tar upp ansvarsfördelning, publiceringsrutiner och hantering
av media och sociala medier, godkännanden och dokumentation och kunskapsöverföring. Rutinerna dokumenteras och införs i er kvalitetshandbok eller motsvarande.
Steg 4: Kommunikationsrutiner i vardagen
För att rutinerna ska ge produktiva resultat behöver ni ett arbetssätt som bygger på självledarskap och samarbete där ni lär av varandra så att rutinerna kan modifieras och utvecklas så att de är aktuella och realistiska. Ni bygger då en kunskapsbank som är ovärderlig i ert kvalitetsarbete med kommunikationen.
Steg 5: Stöd i kontinuerlig förbättring
Rutinerna är inte ristade i sten, de utvecklas ständigt i takt med er pågående förändringar. Därför är vi ert bollplank och vi coachar er inte bara när det gäller rutinerna utan även ert samarbete i självledarskapet. En viktig intern resurs som gör att ni arbetar mer självständigt och som underlättar det dagliga kommunikationsarbetet.
Tjänsten passar för
- kvalitetsansvarig
- vd och ledning
- ledare med ansvar inom kommunikation
- medarbetare som arbetar med kommunikation
Hur kan rutiner förbättra era flöden? Ta ett första samtal med oss.